Output-Management

Output-Management ist die softwareunterstützte, automatisierte Verarbeitung von Dokumenten von der Dokumentenerstellung über den physischen und elektronischen Versand bis hin zum Empfänger. Darin eingeschlossen sind die Aufbereitung der Dokumente für die professionelle Archivierung und die Dokumentation der relevanten betriebswirtschaftlichen Prozesse sowie die Erfassung und Bereitstellung der wesentlichen Kennzahlen. Komplexe Prozesse bieten vielfältige Optimierungsmöglichkeiten. So gibt es diverse Rabatte bei der DV-Frankierung, die bei entsprechender Sortierung der Sendungen von den Postgesellschaften gewährt werden. Die physische Produktion kann durch Systeme für die Produktionssteuerung und –überwachung optimiert werden, bei elektronischen Kanälen muss die sichere Zustellung von Sendungen sichergestellt werden. Dokumentenverarbeitungsprozess Registrierung & Datenbeschaffung Üblicherweise werden Schriftstückanforderungen aus Fachanwendungen oder Bestandsführungssystemen angestoßen. Beim Anstoßen des Prozesses sind bereits erste Daten für die zu erzeugenden Dokumente vorhanden. In dem anschließenden Teilprozess „Registrierung & Datenbeschaffung“ wird die Schriftstückerstellung bei Überwachungs- und Berichts-Systemen registriert. Damit können übergreifende Berichte bereits früh im Prozess erstellt werden, ebenfalls ist eine Dokumenten-Überwachung ab diesem Punkt möglich. Neben der Registrierung erfolgt vor allem die Datenbeschaffung, in der alle benötigten Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengestellt werden.