COI-Digitales Vertragsmanagement mit COI-BusinessFlow

Prozessmodul zur zentralen Erstellung, Verwaltung und gesetzeskonformen Archivierung der im Vertragsmanagement anfallenden Dokumente und Informationen. - Zentrales Erfassen und Verwalten von Verträgen und zugehörigen Dokumenten (z. B. E-Mails, Anhänge) - Konfigurierbare Aktenstrukturen inkl. Registern (vom Kunden erweiterbar) - Vertragsbearbeitung /-verwaltung mit Zugriff auf Vorlagen - Auswahl von sofort nutzbaren Vertragstypen (z. B. Gebäudemiete, KfZ-Leasing) - Versionsmanagement: Verfügbarkeit aller Vertragsversionen, Zugriff auf alle Vertragsversionen für Fachabteilungen, Leseberechtigte sehen nur die gültige Version des Vertrags - Mehrstufiges Fristenmanagement und automatische Erinnerung (E-Mail); Wiedervorlage - Verwaltung verschiedener Fristentypen (unbefristet, autom. Verlängerung, feste Laufzeit, etc.) - leistungsfähige Suche über Klassifizierungen - Volltextsuche über Dokumenteninhalte (auch für gescannte Dokumente mittels Texterkennung) - Automatische Protokollierung der Historie der Dokumente (wer, wann, welche Funktion) - Zugriff über umfangreiches und flexibles Rollen- und Rechtekonzept - Statuskonzept für Verträge (z. B. veraltet, inaktiv, gültig, in Überarbeitung) - Vertragsprüfung und -freigabe über Umlaufmappe - Integration in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)/Microsoft SharePoint - Export- und Importfunktion (z. B. Drag & Drop) für Fileserver und Microsoft Outlook - Komfortable Übernahme und Aufbewahrung von Alt- und Bestandsverträgen - Anbindung an die gesetzeskonforme COI Langzeit-Archivierungskomponente (Option) - Direktes Versenden der Vertragsdokumente an externe Geschäftspartner